Audyt komunikacji wewnętrznej

Jeśli przyjmiemy analogię, w której ludzka praca to mięśnie firmy, zaś wynagrodzenie i benefity to jej krwioobieg, to układem nerwowym przedsiębiorstwa jest jego system komunikacji. Takie zestawienie obrazuje, jak newralgicznym punktem dla funkcjonowania organizacji jest właściwe administrowanie przepływem informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami.

W strukturach, w tym zwłaszcza rozproszonych, otrzymanie pełnych, a jednocześnie zwięzłych wiadomości na czas, jest często warunkiem sine qua non sprawnego funkcjonowania organizacji. 

Istotny wpływ na efektywność wykonywanych zadań i satysfakcję pracowników ma również odpowiednie przygotowanie kanałów informacji zwrotnej, pozwalającej pracownikom na zgłaszanie potrzeb i uwag skierowanych do przełożonych lub zarządu oraz komunikacji poziomej, odzwierciedlającej się w poziomie integracji i dobrej atmosferze w poszczególnych działach firm.

Aby możliwy był rozwój organizacji przy równoczesnym utrzymaniu wysokiej motywacji wśród pracowników, ważna jest identyfikacja efektywności stosowanych narzędzi komunikacyjnych, a następnie wsparcie i rozwój tych, pozwalających na wygodne i skuteczne przesyłanie treści zainteresowanym.

Komunikacja wewnętrzna ma wiele definicji, począwszy od różnych form zaangażowania pracowników, aż po dwukierunkowe formy zaangażowania pracowników. Jednak w najczystszej postaci komunikacja wewnętrzna jest określana jako sposób, w jaki organizacje i pracownicy dzielą się informacjami i komunikują ze sobą.

Komunikacja wewnętrzna wymaga takiego samego zaangażowania i zaplanowania jak komunikacja z klientem czy potencjalnym pracownikiem. Mimo to projektowanie lub ulepszanie poziomu komunikacji wewnętrznej nie należy do łatwych. Dlatego jesteśmy tutaj, aby pomagać uniknąć typowych przeszkód na drodze do poprawy strategii komunikacji z pracownikami i pomiędzy pracownikami.

Badania realizowane są za pomocą techniki CAWI - ankiety internetowej, rozsyłanej za pomocą zaproszenia mailowego z linkiem do kwestionariusza. Każdy zaproszony pracownik dostaje taki sam link, a rozróżnienie grup pracowniczych następuje ze względu na zmienne metryczkowe (np. dział, pion, staż pracy, płeć, stanowisko), które pracownik sam wskazuje w ankiecie.

W przypadku gdy w firmie prognozowany jest niski lub zerowy poziom partycypacji w badaniach metodą kwestionariusza elektronicznego w niektórych grupach pracowniczych, wprowadzane jest zróżnicowanie technik badawczych ze względu na grupę docelową. Do badania włączana jest technika, w której kwestionariusze są rozprowadzane wśród pracowników na spotkaniach audytoryjnych, bądź poprzez zaufane osoby. Zebranie wypełnionych formularzy odywa się w możliwie anonimowy sposób, np. przez bezpośrednio wyznaczone osoby, anonimowe systemy elektroniczne czy urny.

Audyt komunikacyjny realizuje się z użyciem kwestionariusza zawierającego:

• blok pytań wskaźnikowych dotyczących oceny obecnego systemu komunikacji oraz przepływu informacji. Pytania w tym bloku występują  w formie twierdzeń ocenianych na skali,
• blok pytań zasadniczych odnoszących się do oceny poziomu doinformowania oraz dostosowania poszczególnych narzędzi do rodzaju treści. Pozwala na określenie najbardziej pożądanych tematów i kanałów komunikacji. Blok realizowany jest za pomocą pytań opisywanych na skali oraz pytań z dopasowaniem najlepszej odpowiedzi.

W określonych przypadkach wskazane jest dodatkowe wykorzystanie metod jakościowych w postaci wywiadów IDI (indywidualny wywiad pogłębiony), podczas których możliwe jest pogłębienie kwestii poruszanych w ankiecie CAWI i bardziej kompleksowe odniesienie się do badanych obszarów.

Przykładowe efekty szczegółowe, możliwe do osiągnięcia:

• określenie silnych i słabych stron dostosowanego systemu komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa,
• zbadanie czy system komunikacji wewnętrznej wspiera realizację celów biznesowych firmy,
• ocena przepływu informacji niezbędnych do efektywnego realizowania zadań przez pracowników,
• ocena efektywności poszczególnych narzędzi i kanałów komunikacji wykorzystywanych w firmie,
• zdefiniowanie potrzeb komunikacyjnych,
• określenie najbardziej pożądanych, z punktu widzenia odbiorców, tematów, źródeł informacji i sposobów komunikowania,
• zbadanie, w jaki sposób rozszerzyć i dopasować działania komunikacyjne do poszczególnych grup docelowych.

Działania z zakresu budowy wizerunku, komunikacji wewnetrznej i zewnętrznej oraz employer brandingu realizujemy razem z agencją public relations Exacto tworząc wspólny zespół ekspercki. Łączymy eksperckość agencji public relations i badawczej - Exacto z kompetencjami digitalowymi - Ideo Force. Jesteśmy zintegrowanym dostawcą rozwiązań human resources, empolyer branding oraz wizerunkowych, który nieustannie dąży do sukcesu Twojej firmy.

Agencję Exacto tworzy zespół doradców biznesowych, których wiedza i doświadczenie pozwalają projektować, prowadzić i moderować skomplikowane projekty komunikacyjne. Exacto działa na rynku od 2009 roku i w tym czasie zrealizowało ponad 300 projektów polegających m.in. na tworzeniu oraz wdrażaniu strategii promocji i komunikacji, budowaniu relacji z mediami czy komunikacji wewnętrznej. Istotnym wyróżnikiem Agencji jest własny Dział Badań i Analiz Strategicznych. W ramach prac badawczych Exacto realizuje między innymi badania satysfakcji pracowników, satysfakcji klientów, opinii i produktów, a także audyty komunikacyjne i specjalistyczne analizy branżowe oraz rynkowe.

W pierwszym etapie prac staramy się poznać firmę od środka oraz zbadać aktualny stan komunikacji wewnętrznej. Spotykamy się z przedstawicielami działów komunikacji, HR, PR oraz kadrą zarządzającą. Przygotowujemy analizę oczekiwań i potrzeb wewnętrznych. Wykorzystujemy w tym celu różnorodne ankiety oraz organizujemy warsztaty z coachem.

Na podstawie tych spotkań powstaje strategia komunikacji wewnętrznej zawierającą propozycję zmian oraz wprowadzenie nowych rozwiązań do firmy. W przypadku pozytywnego przyjęcia zajmujemy się wdrażaniem poszczególnych elementów strategii, tworząc tym samym dedykowane systemy wspierające komunikację wewnętrzną.

Z pomocą przychodzą dedykowane narzędzia wspierające funkcjonowanie firmy oraz pracę działów HR. Pierwszym takim narzędziem jest intranet. Dla wielu przedsiębiorstw, stanowi on główne źródło wiedzy nt. zasad panujących w firmie i procedur, struktury oraz informacji organizacyjnych. Inną propozycją są aplikacje wspierające procesy HR-owe tj. platformy onboardingowe służące do wdrażania pracowników, czy też serwisy pomagające w rekrutacji, ocenie okresowej, exit interview itp.

Jesteśmy w stanie zrealizować systemy dedykowane konkretnym potrzebom Klientów tak, aby były kompatybilne z innymi funkcjonującymi już w firmie, atrakcyjne wizualnie oraz użyteczne dla korzystających z nich pracowników. Co więcej, posiadamy zespół kreatywny, który wspiera działy komunikacji w przygotowywaniu odpowiednich komunikatów, contentu do intranetu oraz materiałów graficznych.

Audyt komunikacyjny pokaże, jak efektywne są treści, narzędzia i procesy, czy wspierają strategię firmy i przyczyniają się do realizacji celów. Nie chodzi tylko o płynny przepływ informacji, ale o kulturę współpracy, wymianę wiedzy i opinii oraz wspólne rozwiązywanie problemów.

Rezultatem zrealizowanych badań jest raport zawierający wyniki na poziomie ogólnym dla całej firmy, a także szczegółowym dla konkretnych działów. Poprzez przeprowadzenie odpowiednich testów statystycznych możliwe jest uchwycenie istotnych zależności pomiędzy poszczególnymi częściami firmy.

Całość uzupełniają wnioski oraz rekomendacje przyszłych działań.

Co to jest komunikacja wewnętrzna?

Komunikacja wewnętrzna jest to system przepływu informacji w przedsiębiorstwie/organizacji. Stanowi istotny element funkcjonowania firmy i wpływa na takie obszary jak motywacja do pracy, zaangażowanie pracowników oraz identyfikacja z celami firmy. Komunikacja wewnętrzna ma za zadanie przede wszystkim informować o zmianach w firmie, czego efektem jest budowanie zrozumienia wśród pracowników oraz zdobycie ich akceptacji dla wdrażanych zmian, co bezpośrednio przekłada się na większą efektywność oraz realizację zadań.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie powinno odbywać się za pomocą właściwych narzędzi, dzięki którym pracownicy będą mieli dostęp do sprawdzonej i oficjalnej informacji, co bezpośrednio wykluczy możliwość powstawania plotek oraz zwiększy wiedzę pracowników na temat codziennego funkcjonowania firmy. W tym celu można wykorzystać takie narzędzia jak intranet, biuletyny i gazetki wewnętrzne, spotkania z zarządem, plakaty, broszury i ulotki, poczta mailowa czy też spotkania firmowe.

Jakie są sposoby na poprawę komunikacji w zespole?

Komunikacja w zespole może zostać poprawiona poprzez organizowanie stałych spotkań roboczych, na których raportowany byłby bieżący stan zadań oraz przekazywane byłyby zadania do wykonania, co znacząco ułatwi i przyśpieszy przepływ informacji. Ponadto istotną rolę w komunikacji w zespole pełni osoba na stanowisku przełożonego, ponieważ przekazuje ona informacje od zarządu swoim podwładnym, dlatego ważne jest, aby posiadała ona odpowiednie umiejętności miękkie dotyczące m.in. przekazywania informacji zwrotnej – kultury feedbacku.