Organizacja eventu krok po kroku

Event marketing odgrywa coraz większą rolę w komunikacji. Pozwala na spotkanie face-to-face i przedstawienie swojej marki i usług w świecie rzeczywistym w sposób bezpośredni, bądź też nieco bardziej subtelny - poprzez networking. Ta forma spotkań cieszy się dużą popularnością, zarówno w przypadku eventów branżowych, gdzie spotykają się specjaliści z danej branży, niekiedy konkurencja, ale również wśród zwykłych konsumentów, którzy chcą dowiedzieć się czegoś więcej niż mogliby wyczytać w Internecie.

Aby wydarzenie przyciągnęło zainteresowanych i „zaowocowało” w przyszłości należy niezwykle silnie skupić się na jej organizacji i zaplanować je krok po kroku. Sytuacja „co będzie, to będzie” NIE MOŻE mieć miejsca. Jako organizatorzy kilku eventów wiemy, że trzeba liczyć się z dużą ilością pracy, nerwów i wątpliwości, czy aby na pewno wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Aby uniknąć niepotrzebnej niepewności stworzyliśmy listę kroków, które niewątpliwie pomogą w przygotowaniu się w jak najlepszy sposób.

Cel i tytuł

Przede wszystkim trzeba zadać sobie pytanie: w jakim celu chcemy się spotykać i czego oczekujemy od uczestników. Powód powinien być na tyle ważny i „na czasie”, żeby zainteresować nie tylko potencjalnych uczestników, ale również media, które pomogą nam wypromować wydarzenie i dotrzeć do jeszcze większej ilości osób. Z doświadczenia wiemy, że krótkie, ale konkretne tytuły sprawdzają się najlepiej. Dobrze jest, gdy po przeczytaniu tytułu potencjalni zainteresowani są w stanie rozszyfrować tematykę spotkania. Podpierając się przykładem: Lunch z e-commerce – od razu wiadomo, że tematyką spotkania są sklepy internetowe, a prelekcje będą prowadzone w towarzystwie serwowanego lunchu.

Budżet

Musimy określić konkretną kwotę jaką chcemy przeznaczyć na event. Dokładna analiza budżetu pozwoli w późniejszych krokach na sprawniejszy wybór miejsca, sposobów dotarcia z zaproszeniami, określenie liczby uczestników oraz zaplanowanie promocji. Należy pamiętać, że koszty powstają przy przygotowaniu materiałów konferencyjnych, wynajmie sali, cateringu, gadżetów/upominków dla uczestników, a także planowaniu kampanii reklamowej promującej event.

Liczba uczestników

Ustalenie dokładnej liczby uczestników pozwoli na precyzyjniejszy wybór miejsca, sprawniejszą organizację sali oraz dobór menu. Ważne jest, aby po rejestracji uczestników zweryfikować listę. Pomoże to zorientować się kogo i czego spodziewać się podczas spotkania. Jest to doskonałe udogodnienie dla prelegentów, którzy trafniej doprecyzują swoje wypowiedzi.  

Termin

Wybór odpowiedniego terminu to nie lada wyzwanie. Najważniejsze to, aby nie kolidował z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszego eventu. Z doświadczeniami odradzamy organizowanie wydarzenia w poniedziałki i piątki. Idealne terminy to wtorek-czwartek w godzinach 10-13, 15-18 i 18-20. Jeśli wybierzemy godziny popołudniowe powinniśmy zapewnić uczestnikom posiłek.

Rodzaj wydarzenia a miejsce spotkania

Dopasowanie miejsca spotkania do charakteru poruszanej tematyki jest niezwykle istotne jeśli nie chcemy zaliczyć tzw. wtopy. Jeśli organizujemy stricte biznesowe spotkanie, na którym gościć będą uznane w społeczeństwie osoby i będą poruszane poważne tematy, niestosownym będzie wybór małej klimatycznej kawiarenki. W tym przypadku powinniśmy postawić na ośrodek konferencyjny, czy też bardziej prestiżową restaurację czy hotel dysponujący salami konferencyjnymi. Natomiast warsztaty można zorganizować w siedzibie firmy, jeśli są do tego warunki. Trzeba się jednak liczyć z faktem, że uczestnicy będą zwracać uwagę na wygląd budynku, pomieszczeń i całe otoczenie. Jeśli wybierzemy opcję "poza firmą" trzeba koniecznie wziąć pod uwagę dojazd, który nie powinien sprawiać nawet najmniejszych trudności. Nie możemy zapomnieć o zapewnieniu miejsc siedzących, dobrej akustyki sali, odpowiednim wyposażeniu, a również miejscach parkingowych.

Wybór prelegentów

Najczęściej organizowanymi eventami są konferencje oraz szkolenia. O ile na szkoleniach potrzebny jest zazwyczaj jeden trener z obszaru omawianego zagadnienia, tak na konferencjach najczęściej jest kilku panelistów/prelegentów. Ich dobór właściwie zależy od naszych upodobań i kierunku w jakim chcemy działać. Najlepiej jednak jest kiedy każdy prelegent poruszy inny temat, ale pozostanie on ściśle powiązany z głównym zagadnieniem. Warto na konferencjach zadbać dodatkowo o osobę prowadzącą, która przedstawi kolejno prelegentów oraz zadba o odpowiedni nastrój.

Szczegóły programu

Kolejnym krokiem jest stworzenie planu/agendy wydarzenia. Uwzględnij w nim z dokładnością co do minuty: początek imprezy, czas na rejestrację uczestników, przywitanie gości, ramy czasowe kolejnych prelekcji, przerwy na kawę. Warto zadbać, aby w trakcie eventu znalazł się czas na networking. Dzięki dobremu rozplanowaniu mamy pogląd na całość wydarzenia i możemy utrzymać jego dynamikę.

Przygotowany plan powinniśmy przedstawić uczestnikom. Sprawdzoną przez nas formą jest udostępnienie go w opisie wydarzenia na Facebook’u, bądź na stworzonym dedykowanym landing page’u. Serwisem, który znacznie ułatwia organizację w aspekcie rejestracji jest evenea.com. Korzystanie z niego przebiega intuicyjnie, a sam panel zawiera wszystkie niezbędne opcje: umożliwia dodanie kilku typów biletów, a także możliwość wygenerowania rabatu po wprowadzeniu ustalonego kodu. Można za jego pomocą wysyłać mailing do uczestników, generować faktury, łączyć konto z serwisami społecznościowymi, analizować ruch i zainteresowanie oraz wiele więcej. Warto tutaj zwrócić uwagę na fakt, iż evenea pobiera prowizję za sprzedaż biletów – warto to uwzględnić ustalając budżet. Jeśli zaś wybieramy darmowe bilety korzystanie z serwisu nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.

Zaproszenia

Mamy już temat spotkania, określoną liczbę uczestników, termin, miejsce, gotowy program… Czas na zaproszenie gości i rozpowszechnienie wydarzenia. O ile robimy event dla ściśle określonej grupy osób (np. naszych klientów) forma zaproszenia jest dowolna. Ważne, by mieć pewność, że informacja dotarła i aby uzyskać odpowiedź zwrotną potwierdzającą przybycie. Aby ułatwić proces, warto wykorzystać do tego system CMS, który pozwoli na szybką rejestrację z mailingu wysłanego do Klientów.

Jeśli jednak naszym celem jest szerokie grono odbiorców – osób, których nie znamy ale łączy nas wspólna pasja – to najlepiej rozpocząć działania marketingowe. Można tutaj postawić na standardowe formy promocji jak np. plakaty/ulotki. Nie mamy wątpliwości, że najskuteczniejszym kanałem będzie Internet. Promowanie wydarzeń poprzez reklamy na Facebooku czy też kampanie w Google Ads to świetny sposób do trafnego targetowania. Musimy pamiętać także o ciekawym contencie. Informacje o wydarzeniu muszą przyciągać uwagę, interesować, a przede wszystkim skłaniać do wzięcia w nim udziału.

Organizując poprzednie wydarzenia korzystaliśmy z opcji tworzenia wydarzeń na Facebooku, gdzie zamieszczaliśmy szczegółowe informacje nt. miejsca, czasu, agendy etc. oraz odnośnik do zakupu biletu na evenea.com.

Na miejscu

Na miejsce eventu powinniśmy przyjechać odpowiednio wcześniej, w celu upewnienia się, że wszystko jest poukładane i zorganizowane zgodnie z naszym zamysłem. Nie możemy zapomnieć o sprawdzeniu czy cały niezbędny sprzęt działa. Nauczeni na błędach teraz już wiemy, że dobrze jest mieć ze sobą kilka kabli, przejściówek oraz baterii. Nie zajmuje to dużo miejsca, a niejednokrotnie uratowało nam wystąpienia.

Powinniśmy zadbać również o aspekt reklamowy – przede wszystkim roll up, ścianka, ulotki. My stawiamy również na notesy i długopisy oznaczone firmowym logiem, które zawsze się przydają.

Pamiętajmy również o podkładzie muzycznym jeśli planujemy w trakcie trwania eventu przerwy. Można również puścić w tle krótką prezentację, pokaz slajdów, animację.

A po wszystkim…

Pod koniec wydarzenia warto zapytać uczestników o opinie rozdając ankietę do wypełnienia.  Powinna ona zawierać takie pytania jak: czy organizacja spełniła oczekiwania, jak oceniają prezentacje prelegentów, czy dowiedzieli się czegoś nowego oraz czy polecą kolejną edycję znajomym. Ankietę możemy również wysłać na e-mail podawany podczas rejestracji.

Przychodzi czas na wnioski i podsumowanie. Usiądźmy z kartką, excelem i włączmy analityczne myślenie. Zadajmy sobie pytanie: Czy event przebiegł tak jak zaplanowaliśmy? Co powinniśmy udoskonalić przy organizacji kolejnego wydarzenia? Czy wydany budżet oscyluje w ustalonych normach? I najważniejsze: czy event przyniósł nam upragnioną i zaplanowaną konwersję?

Wyciagnięcie wniosków z własnych działań to najlepsza wskazówka na przyszłość, zgodnie ze staropolską zasadą: człowiek uczy się na błędach. Oczywiście starajmy się ich unikać i planujmy wszystko z odpowiednim uprzedzeniem, aby nie było miejsca na niepowodzenia i porażki. Dobry plan i skrupulatne dążenie do postawionego celu to już gwarancja sukcesu.